Neukundengewinnung

1 · Überblick

Die Software unterstützt einen wiederkehrenden Prozess: passende Schweizer Firmen (Deutschschweiz und Romandie, ohne Tessin) finden, sie nach dem Wunschkunden-Profil (ICP) bewerten, die vielversprechendsten dem Aussendienst als Wochen-Vorschläge vorlegen und nach der Freigabe an die Offerten-Plattform übergeben.

Die Pipeline in Kürze

Sourcing (Firmen finden — Zefix, Themen-Recherche, Öko-Register) → Anreicherung (Website, Kontakte, Telefon) → Scoring (ICP-Bewertung) → Vorschläge (Freigabe durch den Aussendienst) → Übergabe (uTraxx).

Dieser Ablauf läuft wöchentlich automatisch (Montagmorgen) und kann jederzeit auch von Hand angestossen werden (siehe Kapitel 5).

Status einer Firma

Jede Firma durchläuft Status-Stufen, die überall als farbige Marke sichtbar sind:

Neu Gescored Vorgeschlagen Kontaktiert Kunde Abgelehnt

2 · Anmelden & Rollen

Die Software läuft im Browser. Rufen Sie die hinterlegte Adresse auf (in der lokalen Installation http://localhost:8100) und melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an.

Rollen

3 · Navigation

Die Hauptnavigation oben führt zu den Bereichen. Welche Symbole erscheinen, hängt von Ihrer Rolle ab:

• Dashboard — Ihre persönliche Startseite mit Ihren eigenen Zahlen (für alle).
• Leads — Firmenliste, Sourcing, Scoring, Anreicherung (das Herzstück für Manager).
• Vorschläge — das Wochen-Board für den Aussendienst (Freigabe).
• Auswertungen — Management-Kennzahlen (nur Manager/Admin).
• Administration — Einstellungen und Verbindungen (nur Admin).
• Anleitung — diese Bedienungsanleitung; öffnet in einem neuen Tab.

Rechts oben schalten Sie bei Bedarf zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild um und melden sich ab.

4 · Ihr Dashboard NEU

Die Startseite ist Ihr persönliches Dashboard. Jede angemeldete Person sieht ausschliesslich ihre eigenen Zahlen — nichts von anderen Aussendienst-Mitarbeitenden.

Was Sie hier sehen

• Kennzahl-Kacheln: Ihre offenen Vorschläge (und wie viele davon diese Woche neu sind), von Ihnen gewonnene Kunden, Ihre persönliche Freigabequote und die Gesamtzahl Ihrer Vorschläge.
• Meine offenen Vorschläge: Ihre offenen Leads, nach ICP-Score sortiert (die vielversprechendsten zuerst), mit Ort, Website-Link und einer „neu"-Markierung für die laufende Woche. Ein Klick auf Bearbeiten oder Zum Board führt direkt ins Vorschläge-Board.
• Meine Gebiete: die Ihnen zugeteilten Regionen mit Anzahl Firmen, offenen und freigegebenen Vorschlägen, gewonnenen Kunden und Ø-Score.
• Mein Verlauf: Ihre Vorschläge je Kalenderwoche als Balken.

5 · Der Wochen-Ablauf

Neue Leads entstehen über den Wochen-Batch, der Sourcing, automatische Anreicherung, Scoring und die Erstellung der Vorschläge in einem Durchgang ausführt — standardmässig mit dem Ziel von 5 neuen Vorschlägen pro Aussendienst-Gebiet.

Automatisch NEU

Der Batch läuft jeden Montagmorgen automatisch. Der Aussendienst findet die neuen Vorschläge dann bereits auf seinem Dashboard und im Board vor — ohne dass jemand etwas anstossen muss.

Von Hand

Sie können den Lauf jederzeit selbst auslösen (Leads-Seite, Kachel Wochen-Batch):

1. Optional die Kalenderwoche eintragen (z. B. 2026-W29), sonst wird die laufende Woche verwendet.
2. Jetzt ausführen für Scoring + Vorschläge aus bestehenden Firmen, oder Inkl. Sourcing, um zusätzlich neue Firmen zu beschaffen.
3. Die Zusammenfassung zeigt je Gebiet, wie viele Vorschläge neu entstanden sind.

6 · Leads verwalten

Die Leads-Seite listet alle erfassten Firmen. Oben stehen die Werkzeuge (Batch, Sourcing via Zefix, Themen-Sourcing, KI-Scoring, Öko-Register, neue Firma), darunter Filter und die Liste.

Suchen & filtern

Über das Suchfeld filtern Sie nach Name oder Ort (Enter drücken), über die Auswahl nach Status. Der Aktualisieren-Knopf lädt die Liste neu.

Eine Firma manuell anlegen

Kachel Neue Firma → Name, Website, Ort, Kanton, Gebiet, Branche, Mitarbeiterzahl erfassen und speichern. Ideal für Firmen, die Sie ausserhalb des automatischen Sourcings kennen.

In der Liste

• Klick auf den Firmennamen öffnet die Detailseite.
• Scoren berechnet den ICP-Score der Firma (siehe Bewertung).
• Das Papierkorb-Symbol löscht eine Firma. Zur Sicherheit ist ein zweiter Klick nötig („Wirklich?"). Das Löschen entfernt auch die zugehörigen Kontakte, Signale und Scores.

7 · Firmen finden (Sourcing)

Es gibt mehrere Quellen, alle auf der Leads-Seite.

7.1 · Zefix (Handelsregister)

In der Kachel Sourcing via Zefix geben Sie einen Firmennamen und optional einen Kanton ein.

• Suchen zeigt nur die Trefferzahl (Tessin wird automatisch ausgeschlossen).
• Suchen + Importieren übernimmt die Treffer als Firmen. Dabei werden vollständige Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Kanton) und die Rechtsform (z. B. „Aktiengesellschaft") mitgeladen. Bereits vorhandene Firmen werden über die Zefix-UID erkannt und nicht doppelt angelegt.

Sinnvolle Suchbegriffe je Gebiet (Branchen, Produktarten) hinterlegt der Manager unter Administration → Gebiete, damit der Wochen-Batch automatisch danach sucht.

7.2 · Themen-Sourcing (Kriterien-Recherche) NEU

Das Themen-Sourcing sucht Firmen nicht über den Namen, sondern über inhaltliche Kriterien, bei denen die Vögeli AG stark ist — z. B. „ökologische Firmen in einer Region, die verpackungsrelevante Produkte verkaufen". So findet man Firmen, die man vorher nicht kannte.

Der Ablauf pro Suchbegriff:

1. Eine Web-Recherche (über die Such-API) liefert Kandidaten-Websites.
2. Ein Sprachmodell prüft jede Website auf zwei Bedingungen: ökologisches Auftreten und ein Produkt, das eine Verpackung/Drucksache benötigt. Reine Händler, Portale oder Dienstleister werden aussortiert.
3. Bleibt eine Firma übrig, wird sie über Zefix verifiziert und als Lead übernommen.

Die Suchbegriffe je Gebiet und die KI-Anweisung, nach der klassifiziert wird, sind im Admin-Bereich frei einstellbar (siehe Kapitel 14). Ausgelöst wird das Themen-Sourcing über die gleichnamige Kachel auf der Leads-Seite oder automatisch im Wochen-Batch.

7.3 · Öko-Register-Sourcing

Die Kachel Öko-Register-Sourcing beschafft Firmen aus Nachhaltigkeits-Registern (C2C, B-Corp, öbu, Bio Suisse, Swiss Triple Impact u. a.). Unter Quellen konfigurieren hinterlegen Sie je Register die Export-Adresse (CSV, JSON oder eine Verzeichnis-Seite als HTML mit CSS-Selektoren) und aktivieren die Quelle. Jetzt abrufen importiert die Firmen und vermerkt das jeweilige Öko-Signal.

7.4 · Website-Finder

Fehlt bei einer Firma die Website, sucht die Software sie automatisch über eine konfigurierte Such-API (z. B. Brave). Übernommen wird nur eine Domain, die einen Bestandteil des Firmennamens enthält (inkl. Umlaut-Varianten wie voegeli/vögeli) — lieber kein Ergebnis als ein falsches Verzeichnis. Ausgelöst wird das beim Website durchsuchen auf der Firma und automatisch im Wochen-Batch.

8 · Firma & Ansprechpartner

Die Detailseite einer Firma zeigt Stammdaten, Öko-Signale, Ansprechpartner und die Score-Historie.

Stammdaten bearbeiten NEU

Alle Firmen-Stammdaten (Name, Adresse, Branche, Gebiet, Mitarbeiterzahl, Website, Telefon, E-Mail, Status, Notizen) lassen sich direkt bearbeiten: auf das Stift-Symbol klicken, Felder anpassen, speichern. So korrigieren Sie fehlerhafte Angaben von Hand, ohne die Firma neu anlegen zu müssen. Über Neu scoren berechnen Sie den ICP-Score neu; das Papierkorb-Symbol löscht die Firma (mit Bestätigung).

Öko-/Business-Signale

Signale (z. B. c2c, b-corp, oebu, bio-suisse, Wachstum) belegen die Passung zum ökologischen Profil der Vögeli AG und fliessen in das Scoring ein. Signale lassen sich hier ergänzen.

Ansprechpartner finden — „Website durchsuchen"

Der Knopf Website durchsuchen ist das wichtigste Werkzeug für Kontakte. In einem Durchgang:

1. Fehlt die Website, wird sie über den Website-Finder gesucht und eingetragen.
2. Impressum-, Kontakt- und Team-Seiten werden ausgewertet: allgemeine Telefonnummer und E-Mail (z. B. info@…) werden gesetzt, sofern noch leer.
3. Passende Personen werden als Ansprechpartner angelegt.

Nur Ziel-Rollen werden übernommen: Geschäftsführung/CEO, Marketing und Nachhaltigkeit. Andere Funktionen (Verkauf, Einkauf, Verwaltungsrat …) werden bewusst nicht erfasst.

Kontakt-Web-Suche (Presse-Fallback) NEU

Hat die Firmen-Website keine Ansprechpartner hergegeben, kann die Software Namen über eine Web-Recherche finden — z. B. Suchen nach „CEO von Firma xy" oder „Marketingleiter von Firma xy", wie sie oft in Presseberichten vorkommen. Dabei wird geprüft, ob die Angabe noch aktuell ist (zu alte Berichte werden verworfen).

Diese Suche liefert bewusst nur Name + Rolle (keine E-Mail aus dieser Quelle) und greift nur, wenn die Website selbst keine Kontakte lieferte. Sie wird im Admin-Bereich ein- und ausgeschaltet und konfiguriert (Such-Vorlagen, maximales Alter der Berichte, KI-Anweisung — siehe Kapitel 14).

Kontakte anreichern, bearbeiten & pflegen

• Anreichern (pro Kontakt) bzw. Alle anreichern ergänzt fehlende E-Mail/Telefon über den konfigurierten Anreicherungs-Dienst; eine E-Mail gilt erst als verifiziert, wenn der Dienst das bestätigt (Häkchen-Symbol).
• Bearbeiten NEU: Über das Stift-Symbol pro Kontakt lassen sich Name, Rolle, E-Mail und Telefon von Hand korrigieren. Ändern Sie die E-Mail, wird sie wieder als „nicht verifiziert" markiert.
• Über Kontakt legen Sie Personen manuell an.
• Das Papierkorb-Symbol entfernt einen Kontakt.

9 · Bewertung (ICP-Score)

Der ICP-Score misst, wie gut eine Firma zum Wunschkunden-Profil passt. Fünf Kriterien werden mit je 1–5 Punkten bewertet und zur Summe (max. 25) addiert:

Regel-Scoring oder KI-Scoring

Standardmässig bewertet die Software regelbasiert. Ist in der Kachel KI-Scoring ein Sprachmodell aktiviert, übernimmt dieses die Bewertung (mit automatischem Rückfall auf das Regel-Scoring bei Störungen). Die Kriterien werden immer auf 1–5 begrenzt, die Nähe stets serverseitig aus dem Kanton gesetzt.

10 · Vorschläge & Freigabe

Unter Vorschläge sieht der Aussendienst die Firmen, die der Wochen-Batch je Gebiet vorschlägt — mit Nutzenargument, Bedarf und Score. Ein Filter zeigt wahlweise nur die eigenen (mir zugeteilten) oder alle Vorschläge, umschaltbar zwischen offen und freigegeben.

• Freigeben markiert einen Vorschlag zur Bearbeitung (die Firma wird auf „kontaktiert" gesetzt).
• Zurückstellen parkt einen Vorschlag für später.
• Ablehnen nimmt ihn aus der Liste; das Feedback verbessert künftige Vorschläge.
• Mit Daumen hoch/runter geben Sie schnell Feedback, ob ein Vorschlag gepasst hat.
• An uTraxx übergeben schickt einen freigegebenen Vorschlag an die Offerten-Plattform, sofern konfiguriert.

11 · Auswertungen

Das Management-Dashboard (nur Manager/Admin) fasst die gesamte Lead-Pipeline zusammen: Firmen nach Pipeline-Status, Anzahl und Freigabequote der Vorschläge, Feedback-Quote und gewonnene Kunden, Score-Durchschnitt und -Verteilung, eine Gebiets-Tabelle je Aussendienst-Gebiet sowie den Wochen-Verlauf. So sehen Sie auf einen Blick, wie produktiv die Lead-Maschine über alle Gebiete läuft.

12 · Administration

Der Admin-Bereich bündelt die Verwaltung:

• Verbindungen — externe Dienste einrichten und testen (eigener Abschnitt unten).
• Benutzer — Konten und Rollen verwalten.
• Gebiete — die Aussendienst-Gebiete (z. B. Bern-Mittelland, Romandie) pflegen: zugeteilte E-Mail, Kantone, Zefix-Suchbegriffe und Themen-Suchbegriffe. Hier liegen auch die konfigurierbaren KI-Anweisungen (siehe Kapitel 14).
• Logs — Protokolle einsehen (Sourcing, Scoring, Anreicherung).
• Backup — Datensicherungen erstellen und verwalten.

13 · Verbindungen einrichten

Unter Admin → Verbindungen (bzw. für das KI-Scoring in der Kachel auf der Leads-Seite) werden externe Dienste hinterlegt. Jede Verbindung hat einen Test-Knopf; sensible Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt.

KI-Verbindung (Beispiel Infomaniak / Mistral-Small)

Für eine datenschutzkonforme, in der Schweiz gehostete KI:

1. Bei Infomaniak einen API-Token mit dem Bereich ai-tools erstellen.
2. Produkt-Nummer ermitteln und in die Basis-Adresse einsetzen: https://api.infomaniak.com/2/ai/<PRODUKT-NR>/openai/v1 — nur die Nummer, nicht den Modellnamen in die Adresse schreiben.
3. Modell eintragen (z. B. mistralai/Mistral-Small-4-119B-2603), API-Key einfügen, Temperatur 0.2.
4. Verbindung aktivieren und mit dem Test-Knopf prüfen.

14 · KI-Anweisungen & Suchbegriffe NEU

Damit die KI nicht als „Black Box" arbeitet, sind ihre wichtigsten Anweisungen im Admin-Bereich (Administration → Gebiete) frei einstellbar. Ein Manager kann sie schärfen, ohne dass die Software geändert werden muss.

Suchbegriffe je Gebiet

Pro Gebiet hinterlegen Sie zwei Listen (jeweils mit Komma getrennt):

• Zefix-Suchbegriffe — Branchen/Produktarten, nach denen im Handelsregister gesucht wird (z. B. Kosmetik, Schokolade, Confiserie).
• Themen-Suchbegriffe — Formulierungen für die Web-Recherche (z. B. Naturkosmetik Hersteller Schweiz, Bio-Schokolade Manufaktur).

KI-Klassifikation (Themen-Sourcing)

Diese Anweisung entscheidet beim Themen-Sourcing, welche gefundenen Firmen als Ziel übernommen werden. Schärfen Sie sie, um z. B. Händler oder Portale strenger auszuschliessen. Ein Knopf setzt sie jederzeit auf den Standard zurück; leer speichern bedeutet ebenfalls „Standard".

Kontakt-Web-Suche (Presse-Fallback)

Hier steuern Sie die Suche nach Ansprechpartnern über Presseberichte:

• aktiviert — schaltet die Suche ein/aus.
• Such-Vorlagen — eine pro Zeile, mit Platzhaltern {firma} und {ort} (z. B. CEO {firma} {ort}).
• Max. Alter der Berichte (Jahre) — ältere Quellen werden verworfen.
• KI-Anweisung — wie Name/Rolle extrahiert und die Aktualität geprüft werden.

15 · Tipps & FAQ

Mein Dashboard ist leer / „Kein Gebiet zugeteilt"

Die Kacheln füllen sich mit Ihren eigenen Vorschlägen. Steht dort, dass Ihnen kein Gebiet zugeteilt ist, kann ein Administrator das unter Administration → Gebiete festlegen (Ihre E-Mail beim passenden Gebiet eintragen).

„Website durchsuchen" findet keine Kontakte

Bei rein per JavaScript aufgebauten Websites (SPA) steht im abgerufenen Seiten-Text nichts — dann kann auch die KI nichts erkennen. Ist die Kontakt-Web-Suche aktiviert, wird ersatzweise in Presseberichten gesucht; sonst erfassen Sie die Personen manuell.

Das Themen-Sourcing bringt Händler oder Portale

Schärfen Sie die KI-Klassifikation im Admin-Bereich — z. B. mit klarer Anweisung, Wiederverkäufer, Marktplätze und Verzeichnisse abzulehnen und nur Hersteller mit eigenem, verpackungsrelevantem Produkt zu übernehmen.

Die KI wird nicht genutzt

Prüfen Sie, ob die KI-Verbindung nicht nur getestet, sondern auch aktiviert ist. Im Ergebnis von „Website durchsuchen" steht die verwendete Methode.

Eine E-Mail wurde nicht übernommen

Vermutlich passte die E-Mail-Domain nicht zur Firmen-Domain (Schutzregel gegen fremde Adressen), oder die Adresse stand nicht wörtlich auf der Seite. Sie können die Person auf der Detailseite von Hand ergänzen bzw. bearbeiten.

Zefix-Import bringt keine Adresse

Adresse und Rechtsform werden beim Import geladen. Ältere, vor einer Aktualisierung importierte Datensätze können unvollständig sein — dann die Firma löschen und neu importieren (oder die Stammdaten von Hand korrigieren).

Doppelte Firmen

Der Zefix-Import erkennt Duplikate über die UID und überspringt sie. Ein erneuter Import aktualisiert bestehende Einträge nicht — dafür die alte Firma löschen und neu importieren.

Warum werden manche Personen nicht erfasst?

Bewusst: Es werden nur die Ziel-Rollen (Geschäftsführung/CEO, Marketing, Nachhaltigkeit) übernommen, und E-Mails nur, wenn sie belegt sind und die Domain passt. Das hält die Kontaktliste sauber.